Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö

Rekisterinpitäjä: Vuoreksen Peikot ry
Y-tunnus: 3564515-9
Sähköposti: info@vuoreksenpeikot.fi
Yhteyshenkilö: sihteeri, Vuoreksen Peikot ry

Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenten ja sen entisten jäsenten, yhdistyksen toimintaan liittyvien organisaatioiden yhteyshenkilöiden sekä sen luottamushenkilöiden henkilötietoja. Lisäksi käsitellään niiden henkilöiden tietoja, jotka osallistuvat yhdistyksen toimintaan tai ottavat siihen yhteyttä, kuten vuoroille ja tapahtumiin ilmoittautuvien sekä yhteydenottolomakkeen kautta viestivien tietoja.

Henkilötietojen käsittelyn peruste ja käyttötarkoitus

Rekisteri on yhdistyksen lakisääteinen jäsenluettelo (Yhdistyslain 11. §). Se sisältää jäsensuhteen hoitamisessa tarvittavia tietoja yhdistyksen jäsenistä. Jäsenrekisteri palvelee yhdistyksen sisäistä viestintää, jäsen- ja osallistumismaksujen perintää ja tilastollisia tarkoituksia. Henkilötietojen käsittely perustuu lakisääteisiin velvoitteisiin, yhdistyksen ja rekisteröidyn väliseen jäsen- tai osallistumissuhteeseen, yhdistyksen oikeutettuun etuun toimintansa järjestämisessä sekä soveltuvin osin rekisteröidyn antamaan suostumukseen.

Rekisterin tietosisältö

Rekisteröidyistä merkitään rekisteriin yhdistyslain vaatimat tiedot (koko nimi, kotipaikka) ja muita yhteydenpitoon ja yhdistyksen toimintaan tarvittavia tietoja, kuten etu- ja sukunimi, kotipaikka, sähköpostiosoite, osallistuminen seuran toimintaryhmiin ja tiedot maksetuista maksuista. Lisäksi voidaan käsitellä ilmoittautumisten yhteydessä annettuja tietoja, kuten osallistumis- ja roolitoiveita, vapaamuotoisia lisätietoja sekä osallistumishistoriaa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot saadaan jäseneltä itseltään sekä jäsenmaksujen maksamisen yhteydessä rekisteröityneistä tilitapahtumista.

Henkilötietojen suojaaminen ja tietoturva

Digitaalisesti käsiteltävät henkilötiedot on tallennettu yhdistyksen järjestelmään, johon on pääsy vain niillä henkilöillä, joilla on siihen työtehtäviensä perusteella oikeus. Pääsy edellyttää henkilökohtaisia käyttäjätunnuksia, salasanaa ja kaksivaiheista tunnistautumista. Henkilötiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä, ja jäsentietojen käyttöä valvotaan. Yhdistyksen ulkopuolelle lähetettävät henkilötiedot salataan.

Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Yhdistyksen jäsenillä on oikeus pyynnöstä tutustua niihin tietoihin, jotka yhdistyslain mukaan on merkittävä jäsenluetteloon. Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta. Henkilötietoja voidaan siirtää myös muille palveluntarjoajille järjestelmän toteuttamiseksi. Henkilörekisterin teknisen ylläpidon toteuttava rekisterinpitäjän yhteistyökumppani voi siirtää henkilötietoja soveltuvan yksityisyyden suojaa koskevan lainsäädännön ja tämän tietosuojaselosteen mukaisesti. Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti EU- tai ETA-alueella. Jos tietoja käsitellään tämän alueen ulkopuolella, siirto tapahtuu tietosuojalainsäädännön edellyttämin suojatoimin, kuten Euroopan komission hyväksymin vakiosopimuslausekkein tai vastaavin järjestelyin.

Henkilötietojen säilytysaika

Henkilötietoja säilytetään rekisterissä niin kauan kuin rekisteröity on yhdistyksen jäsen. Jäsenyyden päättymisen jälkeen henkilötiedot poistetaan kohtuullisen ajan kuluessa (enintään viisi vuotta), ellei sovellettava lainsäädäntö tai yhdistyksen sopimusvelvoitteet kolmansia kohtaan edellytä pidempää säilytysaikaa. Maksuihin liittyvät tiedot säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan. Sivustoilla julkisesti näkyvät osallistumistiedot voivat säilyä osana toiminnan historiaa myös tämän jälkeen.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä;
• saada pääsy omiin tietoihinsa ja tarkastaa itseään koskevat yhdistyksen käsittelemät henkilötiedot;
• vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä;
• vaatia henkilötietojensa poistamista;
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on yhdistyksen oikeutettu etu; ja
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Yhdistys voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään kirjallisesti ja varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Yhdistys voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin.

Oikeus valittaa valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi).

Yhteydenotot

Rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt, kysymykset tästä tietosuojaselosteesta ja muut yhteydenotot tulee tehdä sähköpostitse osoitteeseen info@vuoreksenpeikot.fi. Rekisteröity voi myös ottaa yhteyttä henkilökohtaisesti tai kirjallisesti alla olevaan osoitteeseen:

Vuoreksen Peikot ry
c/o Tino Silfver, Luottikatu 4, 33870 Tampere

Höntsyilmoittautumiset ja pelaajaprofiilit (pelit- ja padel-sivustot)

Seuran pelit-sivustolla yksittäisille höntsyvuoroille ilmoittaudutaan etunimellä tai kutsumanimellä. Ilmoittautumiset ja niistä johdetut osallistumistilastot ovat sivuston luonteen vuoksi julkisia. Yksittäisen höntsyvuoron ilmoittautumisen yhteydessä ei kerätä yhteystietoja. Kokonaisen kauden ilmoittautumisessa tiedot voidaan siirtää yhdistyksen jäsen- ja maksurekisteriin maksujen seurantaa varten.

Halutessaan pelaaja voi kirjautua sivustolle liittääkseen pelaajanimensä tiliinsä ("Omat tilastot"). Kirjautua voi joko Google-tilillä tai sähköpostiosoitteeseen lähetettävällä kertakäyttöisellä kirjautumislinkillä. Kirjautumisen yhteydessä käyttäjän sähköpostiosoite ja tekninen käyttäjätunniste tallentuvat kirjautumispalveluun. Sähköpostiosoitetta ei julkaista eikä yhdistetä julkisiin tietoihin; se näkyy vain yhdistyksen ylläpidolle. Tiliin liitetty pelaajanimi ja osallistumistiedot näkyvät sivustolla; tilastojen näkyvyyden muille voi halutessaan piilottaa profiilin asetuksesta.

Seuran pelit- ja padel-sivustot toimivat samalla periaatteella: pelaajanimet ja osallistumistiedot ovat julkisia, eikä yhteystietoja kerätä. Sivustojen tietokanta sijaitsee EU:n alueella. Kirjautuminen on vapaaehtoista eikä sitä edellytetä höntsyihin osallistumiseen. Tilin ja siihen liittyvien tietojen poistoa voi pyytää osoitteesta info@vuoreksenpeikot.fi.

Verkkosivuston analytiikka

Sivustollamme käytetään GoatCounter-analytiikkaa kävijämäärien seurantaan. GoatCounter on avoimen lähdekoodin, yksityisyyttä kunnioittava analytiikkapalvelu.

GoatCounter ei käytä evästeitä eikä seuraa yksittäisiä käyttäjiä. Palvelu kerää ainoastaan yleistason tilastotietoja:

• sivulatausten määrä;
• viittaava sivu (referer);
• selain ja käyttöjärjestelmä;
• näytön koko; ja
• yleinen sijaintitieto (maa).

GoatCounter voi käyttää kävijän IP-osoitetta ja selaintietoja hetkellisesti erottaakseen yksittäiset käynnit toisistaan, mutta se ei tallenna näitä tietoja pysyvästi. Tietoja ei voida yhdistää yksittäiseen henkilöön. Lisätietoja GoatCounterin tietosuojakäytännöistä: goatcounter.com/help/privacy.